Calemio-Funktionen: Eine App von der Buchung bis zum Bericht

Für die meisten Selbstständigen ist nicht die eigentliche Arbeit das Anstrengende, sondern alles drumherum. Einen Termin einzutragen dauert fünf Minuten. Aber ihn zu bestätigen, daran zu erinnern, dem Nichterschienenen hinterherzutelefonieren, eine Notiz im Kalender dem richtigen Namen im Handy zuzuordnen und am Monatsende alles zusammenzurechnen, um die Frage „Wie lief der Monat eigentlich?" zu beantworten, genau da liegt die eigentliche Last.

Calemio wurde entwickelt, um Ihnen diese Last abzunehmen. Für jedes Unternehmen, das mit Terminen arbeitet (ob Salon, Praxis, Studio, Büro oder Werkstatt, das spielt keine Rolle), verbindet es Terminplanung, Kundenkommunikation, Akten und Berichte in einem einzigen Ablauf. Hier der Überblick, Kategorie für Kategorie, in klaren Worten.

Kalender und Terminplanung

Alles beginnt mit dem Kalender. In Calemio legen Sie Ihre Arbeitstage, Termindauern und die Pufferzeit zwischen zwei Buchungen einmal fest, der Rest läuft von selbst. Welcher Slot frei ist und welcher belegt, sehen Sie auf einen Blick.

Der Kalender synchronisiert in Echtzeit zwischen iOS, Android und dem Web-Portal. Buchen Sie morgens etwas am Handy, ist es nachmittags am Laptop bereits da. Keine Doppeleingaben, und auch keine Doppelbuchungen: Ist ein Slot vergeben, lässt er sich kein zweites Mal wählen, der Albtraum von zwei Kunden zur selben Uhrzeit entsteht also gar nicht erst. Wenn Sie das Produkt noch nicht kennen, ist was Calemio ist ein guter Einstieg.

Online-Terminbuchungslink

Ihre Kunden sollten nicht anrufen müssen. Sie teilen Ihren eigenen Buchungslink, und der Kunde sieht Ihre freien Slots rund um die Uhr, auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten, wählt einen aus und erhält sofort eine automatische SMS-Bestätigung.

Das Schönste daran: Eine Buchung geht um 23 Uhr ein, und wenn Sie morgens die App öffnen, steht sie schon in Ihrem Kalender. Wie das funktioniert und was es verändert, erklären wir ausführlich im Beitrag Online-Terminbuchungslink.

Automatische Erinnerungen (SMS und WhatsApp)

Der nicht erschienene Kunde ist der stille Kostenpunkt jedes terminbasierten Unternehmens. Calemio sendet 24 Stunden und 2 Stunden vor dem Termin automatisch eine Erinnerung, per SMS und WhatsApp. Sie tippen keine einzelne Nachricht, und der Kunde kann nicht mehr sagen: „Ich habe es vergessen."

Und die Erinnerung ist nicht einseitig. Der Kunde bestätigt oder verschiebt mit einem Tippen, Sie sehen nur das Ergebnis. Die halbe Stunde am Tag, die das manuelle Schreiben kosten würde, bleibt Ihnen.

Mio: Der KI-Assistent

Mio arbeitet wie der digitale Empfang Ihres Unternehmens. Er versteht natürliche Sprache: Sagen Sie „Buche Herrn Demir für Dienstag um 14 Uhr", hält Mio den Slot und sendet ein Registrierungsformular, wenn der Kunde neu ist, oder eine Bestätigung, wenn er bereits vorhanden ist. Sie können per Sprachbefehl steuern und Termine spontan verschieben.

Mio übernimmt Bestätigungen und das Nachfassen bei Nichterscheinen, spricht die Sprache des Kunden, respektiert Ruhezeiten und legt Ihnen vor dem Termin den Verlauf des betreffenden Kunden vor. Das vollständige Mio (Sprache plus Umplanung) ist Teil des Pratik-Tarifs. Was Mio genau leistet, haben wir in einem eigenen Beitrag was Mio ist vertieft.

Digitale Kundenakten und OCR-Import

Jeder Kunde erhält eine einzige digitale Karte: Kontaktdaten, Besuchsverlauf, Notizen, alles an einem Ort. Das unleserliche „A.Y." im Notizbuch bekommt endlich eine ordentliche Akte.

Und die alten Daten? Die müssen Sie nicht neu eintippen. Sie laden ein Foto des alten Terminbuchs, eine Excel-Datei (.xlsx) oder ein PDF hoch, und die KI liest es per OCR, klassifiziert es und ordnet Namen, Kontakte und Besuchsverlauf automatisch zu. Hunderte Datensätze aus einer einzigen Tabelle (etwa 186 Kunden) können in Sekunden im System landen. Wie diese Umstellung abläuft, zeigen wir Schritt für Schritt in vom Papierkalender zum digitalen Kalender.

Formular- und Notizvorlagen

Jedes Unternehmen hat eigene Fragen und einen eigenen Ablauf. In Calemio erstellen Sie individuelle Formular- und Notizvorlagen: ein Aufnahmeformular, das bei der Buchung an den Kunden geht, eine Notizvorlage, die Sie während des Termins ausfüllen, Felder speziell für Ihre Arbeit. Kein generischer „Notizkasten", sondern Strukturen, die zu dem passen, was Sie tatsächlich tun.

Umsatz- und Auslastungsberichte

„Wie lief dieser Monat?" wird keine Schätzung mehr. Calemio stellt Kennzahlen wie wöchentliche und monatliche Terminzahlen, Auslastungsquote und Umsatz als übersichtliche Grafiken dar. Welche Tage stark laufen, welche Stunden leer bleiben, wie sich der Umsatz entwickelt, alles auf einem Bildschirm.

Das sind nicht nur Zahlen, sondern ein Entscheidungswerkzeug. Sie sehen die leeren Nachmittage und planen Ihre Aktion entsprechend.

Mehrere Unternehmen und Filialen

Hier gibt es zwei getrennte Bedürfnisse, die man nicht vermischen sollte.

Für eigenständige Unternehmen (Arbeitsbereiche). Wenn Sie mehrere separate Unternehmen führen, erhält jedes sein eigenes Unternehmenskonto, und die Kundendaten bleiben entlang der KVKK/DSGVO-Linie voneinander isoliert: Die Daten eines Kontos gelangen nie in ein anderes. Über das Konto-Abzeichen oben in der Ecke wechseln Sie in Sekunden. Da die Kalender im Hintergrund miteinander kommunizieren, greift auch der Schutz vor Doppelbuchungen. Ein Abonnement, unbegrenzt viele Unternehmen.

Für Ketten (Pro). Wenn Sie verbundene Filialen derselben Marke verwalten, kommt Pro ins Spiel: gemeinsame Kundenakten, Terminübertragung zwischen Filialen, zusammengeführte Berichte, rollenbasierte Berechtigungen (Personal/Leitung/Empfang), Provisionsverfolgung und filialbezogener Umsatz. Kurz gesagt: eigenständige Strukturen gehören in Arbeitsbereiche, verbundene Kettenfilialen in Pro.

Sicherheit und KVKK

Kundendaten sind ein sensibles Gut, und Calemio behandelt sie so: zweistufige AES-256-Verschlüsselung, sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung, über TLS 1.3. Ihre Notizen werden mit einer Zero-Knowledge-Architektur gespeichert; der Schlüssel liegt allein auf Ihrem Gerät, sodass nicht einmal das Calemio-Team sie lesen kann.

Calemio ist standardmäßig KVKK- und DSGVO-konform (keine Einstellung, die Sie später aktivieren). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist auf Anfrage verfügbar. Ihre Daten liegen in sicheren Rechenzentren, lassen sich jederzeit exportieren und gehören ausschließlich Ihnen.

Wo fängt man an?

Calemio befindet sich derzeit in der Beta-Phase, ist im App Store und bei Google Play verfügbar und arbeitet mit dem Web-Portal zusammen. Der kostenlose Tarif ist für immer kostenlos, genug für eine persönliche Kalenderansicht und die Einsicht der Ihnen zugewiesenen Termine. Der volle Funktionsumfang (vollständiges Mio, SMS- und WhatsApp-Erinnerungen, Vorlagen, Berichte) steckt im Pratik-Tarif, ab ₺1.999/Monat. Sie starten mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase, ohne Kreditkarte. Den aktuellen Preis prüfen Sie am besten in der App.

Kurz: Übergeben Sie die Verwaltung an Calemio und wenden Sie sich wieder Ihren Kunden zu. Sie können eine kostenlose Testversion starten.

Häufig gestellte Fragen

Was bekomme ich im kostenlosen Tarif, und was kostet der volle Funktionsumfang?

Der kostenlose Tarif ist für immer kostenlos und deckt eine persönliche Kalenderansicht sowie die Ihnen zugewiesenen Termine ab. Das vollständige Mio, SMS- und WhatsApp-Erinnerungen, Vorlagen und Berichte stecken im Pratik-Tarif, ab ₺1.999/Monat. Starten können Sie mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase, ganz ohne Kreditkarte.

Kann es passieren, dass ich versehentlich zwei Kunden auf dieselbe Uhrzeit buche?

Nein. Ist ein Slot vergeben, lässt er sich kein zweites Mal wählen, eine Doppelbuchung entsteht also gar nicht erst. Da der Kalender in Echtzeit zwischen iOS, Android und dem Web-Portal synchronisiert, steht ein morgens am Handy gebuchter Termin nachmittags bereits am Laptop. Auch bei mehreren Unternehmen kommunizieren die Kalender im Hintergrund.

Wann gehen die Erinnerungen raus, und kann der Kunde darauf antworten?

Calemio sendet 24 Stunden und 2 Stunden vor dem Termin automatisch eine Erinnerung, per SMS und WhatsApp. Sie tippen keine einzige Nachricht selbst. Und die Erinnerung ist nicht einseitig: Der Kunde bestätigt oder verschiebt mit einem Tippen, Sie sehen nur das Ergebnis.

Muss ich meine alten Einträge aus Terminbuch und Excel von Hand neu erfassen?

Nein. Sie laden ein Foto des alten Terminbuchs, eine Excel-Datei (.xlsx) oder ein PDF hoch, und die KI liest es per OCR, klassifiziert es und ordnet Namen, Kontakte und Besuchsverlauf automatisch zu. Hunderte Datensätze aus einer einzigen Tabelle, etwa 186 Kunden, landen so in Sekunden im System.

Ich führe mehrere Unternehmen. Sind Arbeitsbereiche oder Pro das Richtige für mich?

Bei getrennten, eigenständigen Unternehmen sind Arbeitsbereiche richtig: Jedes erhält sein eigenes Unternehmenskonto, die Kundendaten bleiben isoliert, und ein Abonnement deckt unbegrenzt viele Unternehmen ab. Verwalten Sie verbundene Filialen derselben Marke, passt Pro: gemeinsame Akten, Terminübertragung zwischen Filialen, zusammengeführte Berichte und rollenbasierte Rechte.

Kann das Calemio-Team meine Kundennotizen lesen?

Nein. Ihre Notizen werden mit einer Zero-Knowledge-Architektur gespeichert, der Schlüssel liegt allein auf Ihrem Gerät, sodass nicht einmal das Calemio-Team sie lesen kann. Die Daten sind im Ruhezustand wie bei der Übertragung durch eine zweistufige AES-256-Verschlüsselung über TLS 1.3 geschützt. Calemio ist standardmäßig KVKK- und DSGVO-konform.