Calemio Sicherheit und Datenschutz: So Bleiben Ihre Daten Sicher

Halten Sie einen Moment inne und überlegen Sie, was eigentlich in Ihrem Terminkalender steht. Namen. Telefonnummern. Wer gekommen ist und wer nicht. Manchmal die Behandlungsgeschichte eines Patienten, manchmal die persönlichste Notiz eines Klienten. Was würde passieren, wenn dieser Kalender verloren ginge, gestohlen würde oder in die falschen Hände geriete?

Genau diese Frage ist der ganze Grund, warum es Datensicherheit gibt. Und für die meisten Unternehmer ist sie zugleich das langweiligste, am häufigsten aufgeschobene Thema überhaupt. „Es wird schon nichts passieren", denkt man sich, bis dann doch etwas passiert.

Als wir Calemio entwickelt haben, war Sicherheit für uns keine Funktion, die man später hinzufügt, sondern das Fundament selbst. In diesem Artikel halten wir die technische Sprache so einfach wie möglich und erklären, wie Ihre Daten geschützt werden, wo Sie in Bezug auf KVKK und DSGVO stehen und was Ihnen all das im Arbeitsalltag konkret bringt.

Kurz gesagt

Calemio schützt Ihre Daten mit zweischichtiger AES-256-Verschlüsselung und TLS 1.3. Dank einer Zero-Knowledge-Architektur kann nicht einmal das Calemio-Team Ihre Notizen lesen. Die Plattform ist standardmäßig KVKK- und DSGVO-konform, unterzeichnet auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und Ihre Daten gehören immer Ihnen, jederzeit exportierbar.

Verschlüsselung: Ihre Daten Sind Gesichert, im Ruhezustand und bei der Übertragung

Ihre Daten können an zwei ganz unterschiedlichen Stellen gefährdet sein. Die eine ist der Server, wenn die Daten dort ruhen („im Ruhezustand"). Die andere liegt zwischen Ihrem Gerät und dem Server, während die Daten unterwegs sind („bei der Übertragung"). Calemio sichert beide, jeweils getrennt.

Ihre ruhenden Daten sind durch zweischichtige AES-256-Verschlüsselung geschützt. AES-256 ist derselbe Standard, auf den sich Banken und Behörden verlassen und der heute als praktisch nicht zu knacken gilt. „Zweischichtig" bedeutet Folgendes: Ihre Daten liegen nicht hinter einem einzigen Schloss, sondern hinter zwei ineinander verschachtelten. Das erste zu überwinden reicht nicht aus.

Während die Daten zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern hin- und herwandern, übernimmt TLS 1.3. Das ist das aktuellste sichere Kommunikationsprotokoll im Internet. Wenn Sie also einen Termin öffnen oder eine Klientenkarte aufrufen, fließt diese Information verschlüsselt, in einer Form, die unterwegs niemand lesen kann.

Das Ergebnis ist einfach: Ihre Daten sind weder im Ruhezustand ungeschützt noch unterwegs offen.

Zero-Knowledge-Architektur: Nicht Einmal Calemio Kann Mitlesen

Das ist der Punkt, den die meisten Programme überspringen und der uns am wichtigsten ist. In vielen Anwendungen sind Ihre Daten zwar verschlüsselt, aber der Schlüssel zum Entschlüsseln liegt beim Anbieter. Das heißt, theoretisch könnte das Unternehmen selbst Ihre Notizen jederzeit öffnen und lesen.

Calemio funktioniert nicht so. Wir setzen auf eine Zero-Knowledge-Architektur. Das bedeutet: Der Schlüssel, der Ihre Notizen entschlüsselt, befindet sich ausschließlich auf Ihrem Gerät, nicht auf unseren Servern. Deshalb kann das Calemio-Team, einschließlich unseres erfahrensten Entwicklers, Ihre privaten Notizen nicht lesen. Nicht „wir versprechen, es nicht zu tun", sondern technisch nicht.

Was Zero-Knowledge in der Praxis heißt

Wenn Sie eine sensible Notiz zu einem Klienten schreiben, wird diese Notiz auf Ihrem Gerät verschlüsselt und so gespeichert. Da der Schlüssel bei Ihnen bleibt, würde selbst jemand, der irgendwie an unsere Server gelangt, nur einen unlesbaren Haufen Chiffretext sehen. Der Sinn der Daten gehört allein Ihnen.

Das macht gerade für Unternehmen, die mit sensiblen Informationen umgehen, einen echten Unterschied, insbesondere im Gesundheits-, Rechts- oder Beratungsbereich. Denn Vertrauen entsteht nicht durch „Glauben Sie uns", sondern dadurch, dass man die Alternative technisch unmöglich macht.

KVKK und DSGVO: Keine Einstellung, die Man Später Aktiviert

In der Türkei ist jeder, der mit personenbezogenen Daten arbeitet, an das Datenschutzgesetz (KVKK) gebunden. Wenn Sie in Europa tätig sind oder Daten von EU-Bürgern verarbeiten, zieht die DSGVO dieselben Linien. Und sobald sensible Kategorien wie Gesundheitsdaten im Spiel sind, werden die Regeln noch strenger.

Calemio ist mit beiden Rahmenwerken standardmäßig konform. Sie müssen die Konformität nicht erst in den Einstellungen suchen und aktivieren; sie ist von Anfang an so eingerichtet. Unsere Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Aufbewahrungspraktiken wurden von Grund auf nach diesen Standards aufgebaut.

Für alle, die auf Unternehmensebene arbeiten oder in einer geprüften Branche tätig sind, gibt es einen weiteren Schritt. Auf Anfrage unterzeichnen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Dieser Vertrag hält schriftlich und verbindlich fest, in welchen Grenzen wir Ihre Daten verarbeiten. Bei Strukturen mit mehreren Standorten ist diese Zusicherung noch wertvoller; die Seite der Datentrennung beleuchten wir im Beitrag zur Filialverwaltung über mehrere Standorte.

Für alle, die auf Prüfungen vorbereitet sein wollen

Wenn Ihr Steuerberater, Ihr Rechtsberater oder ein Kunde nach Ihrer Datensicherheit fragt, können Sie einen AVV anfordern. Weil Konformität eine Voreinstellung und keine Option ist, lassen sich solche Fragen deutlich souveräner beantworten.

Ihre Daten Gehören Ihnen, Sie Sind Keine Geisel

Manche Software versucht, Sie im Inneren zu halten, indem sie Ihre Daten im Inneren behält. Selbst wenn Sie wechseln möchten, wird der Export Ihrer Datensätze zur Hürde, und das ist kein Zufall.

Wir stehen für das genaue Gegenteil. Ihre Klientenakten, Ihr Terminverlauf und Ihre Notizen in Calemio gehören Ihnen. Sie können sie jederzeit exportieren. Entscheiden Sie sich morgen, ein anderes System auszuprobieren, kommen Ihre Daten mit Ihnen. Das ist einer der unsichtbaren, aber wichtigsten Teile der Sicherheit: Die echte Kontrolle über Ihre Daten soll bei Ihnen liegen.

Was Bringt Ihnen Diese Sicherheit im Alltag?

Fachbegriffe beiseite: Was Ihnen all das am Ende des Tages wirklich gibt, ist ein einfaches Gefühl, ein ruhiges Gewissen.

Ein Papierkalender bleibt auf dem Schreibtisch liegen, geht verloren, jemand verschüttet Kaffee darüber. Eine Excel-Datei landet per Mail bei der falschen Person oder verschwindet auf einem gestohlenen USB-Stick. In Calemio liegen Ihre Klientendaten in einem verschlüsselten, gesicherten System mit kontrolliertem Zugriff. Wenn Sie mehrere Standorte betreiben, sickern die Daten eines Kontos nie in ein anderes; jeder Arbeitsbereich bleibt entlang der KVKK-Linie isoliert.

Und das Wichtigste: Wenn ein Klient fragt „Sind meine Daten sicher?", können Sie ohne Zögern Ja sagen. Denn diese Antwort beruht nicht mehr auf Ihrem Wort, sondern auf der Architektur des Systems.

Wenn Sie das Gesamtbild von Calemio sehen möchten, beginnen Sie mit dem Beitrag Was ist Calemio, und Antworten auf alles Weitere finden Sie auf der Seite mit den häufig gestellten Fragen.

Kurz Zusammengefasst

Sicherheit ist bei einer guten Terminsoftware kein nachträglicher Punkt, sondern das Fundament selbst. Calemio verschlüsselt Ihre Daten im Ruhezustand mit zweischichtigem AES-256 und bei der Übertragung mit TLS 1.3. Dank einer Zero-Knowledge-Architektur können Sie sicher sein, dass nicht einmal wir Ihre Notizen lesen können. KVKK- und DSGVO-Konformität kommt standardmäßig, auf Anfrage wird ein AVV unterzeichnet, und Ihre Daten bleiben immer Ihre.

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeit; für die Sicherheit Ihrer Daten sind wir da. Sie können eine kostenlose Testversion starten, ohne Kreditkarte.

Häufig gestellte Fragen

Mit welcher Verschlüsselung schützt Calemio meine Daten?

An zwei Stellen auf zwei Arten. Solange Ihre Daten auf dem Server ruhen, schützt sie eine zweischichtige AES-256-Verschlüsselung, derselbe Standard, auf den sich Banken und Behörden verlassen und der heute als praktisch nicht zu knacken gilt. Unterwegs zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern übernimmt TLS 1.3, sodass niemand auf dem Weg mitlesen kann.

Kann jemand bei Calemio meine privaten Notizen mitlesen?

Nein, und das ist kein Versprechen, sondern Technik. Wir setzen auf eine Zero-Knowledge-Architektur: Der Schlüssel, der Ihre Notizen entschlüsselt, liegt ausschließlich auf Ihrem Gerät, nicht auf unseren Servern. Niemand bei uns, auch nicht unser erfahrenster Entwickler, kann sie öffnen.

Muss ich die DSGVO-Konformität irgendwo in den Einstellungen aktivieren?

Nein. Calemio ist mit KVKK und DSGVO standardmäßig konform, von Anfang an so eingerichtet. Unsere Verschlüsselung, die Zugriffskontrollen und die Aufbewahrungspraktiken wurden von Grund auf nach diesen Standards aufgebaut. Es gibt also keinen Schalter, den Sie erst suchen und umlegen müssten.

Bekomme ich für mein Unternehmen einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, auf Anfrage unterzeichnen wir einen AVV. Er hält schriftlich und verbindlich fest, in welchen Grenzen wir Ihre Daten verarbeiten. Gerade wenn Sie auf Unternehmensebene arbeiten oder in einer geprüften Branche tätig sind, beantworten Sie damit Fragen von Steuerberatern, Rechtsberatern oder Kunden souverän.

Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich morgen zu einem anderen System wechsle?

Ja. Ihre Klientenakten, Ihr Terminverlauf und Ihre Notizen in Calemio gehören Ihnen, und Sie können sie jederzeit exportieren. Wenn Sie sich für ein anderes System entscheiden, kommen Ihre Daten mit. Diese echte Kontrolle über die eigenen Daten ist einer der unsichtbaren, aber wichtigsten Teile der Sicherheit.

Können bei mehreren Standorten die Daten einer Filiale in einer anderen landen?

Nein. Wenn Sie mehrere Standorte betreiben, sickern die Daten eines Kontos nie in ein anderes; jeder Arbeitsbereich bleibt entlang der KVKK-Linie isoliert. Bei solchen Strukturen ist die AVV-Zusicherung besonders wertvoll, weil die Grenzen der Verarbeitung dann schriftlich vorliegen.